PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

El objeto del presente procedimiento es regular la recepción, tratamiento, investigación y resolución de las comunicaciones sobre presuntas irregularidades o incumplimientos remitidas por trabajadores, autónomos, accionistas, partícipes, socios, personas pertenecientes al órgano de administración o dirección de la empresa, cualquier persona que trabaje bajo la supervisión y dirección de contratistas, subcontratistas y proveedoras y voluntarios, becarios, trabajadores en periodo de formación o candidatos a un puesto de trabajo, que puedan surgir en el contexto laboral o profesional de GRUP ALIMENTARI DISTECO, S.A., de forma que los informantes quedan debidamente protegidos mediante los mecanismos previstos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

El Sistema de información de GRUP ALIMENTARI DISTECO, S.A. es accesible a través de la URL https://www.kairostimesystem.com/whistle-blowing/support/2292_13c3424e434043c3808be4eeac4abde8 facilitando su uso a los interesados indicados en el párrafo anterior.

El objetivo del Sistema de información es garantizar un medio de comunicación adecuado, confidencial y, en su caso, anónimo, para poner de manifiesto, en el seno de la empresa, las conductas que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea en materia de:

• Contratación pública
• Servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo
• Seguridad de los productos y conformidades
• Seguridad del transporte
• Protección del medio ambiente
• Protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear
• Seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales
• Salud pública
• Protección de los consumidores
• Protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información
• Actos que afecten los intereses financieros de la Unión
• Actos que incidan en el mercado interior, incluidas las infracciones en materia de competencia y ayudas otorgadas por los estados, impuesto sobre sociedades o prácticas que busquen obtener ventajas fiscales.

Además, también podrán ser objeto de comunicación aquellas acciones u omisiones constitutivas de infracción penal o infracción administrativa grave o muy grave, incluyéndose, en todo caso, aquellas conductas que comportan un menoscabo económico para la Hacienda Pública o la Seguridad Social, así como las que puedan ser constitutivas de acoso sexual por razón de sexo, acoso laboral u otras conductas discriminatorias

¿CÓMO REALIZAR LAS COMUNICACIONES?

El canal interno de comunicación de la entidad permite realizar comunicaciones escritas a través de los formularios habilitados a tal efecto, de manera confidencial y, si así se desea, de manera anónima. A solicitud del informante la comunicación podrá presentarse mediante una reunión presencial en el plazo máximo de 7 días desde que se comunique su petición.

Al realizar la comunicación, el informante podrá indicar un correo electrónico, un domicilio o un lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones que procedan. En caso de que la comunicación se realice de manera presencial, las reuniones se realizarán en un lugar ajeno a las instalaciones de la organización o, si procede, adoptando las medidas oportunas dentro de esta, en garantía de la confidencialidad. En este caso, la comunicación tendrá que documentarse, previa autorización del informante, de alguna de las siguientes maneras: mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, durable y accesible o a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el responsable de tramitarla, permitiendo al informante comprobar, rectificar y aceptar esta transcripción. En cualquier caso, la entidad podrá mantener la comunicación con el informante y, si se estima oportuno, solicitarle información adicional a través del propio sistema interno de información y, caso de haberlo indicado, recibirá avisos por email.

Este procedimiento de gestión de comunicaciones permite el anonimato y garantiza la confidencialidad y seguridad de las comunicaciones, siendo las mismas accesibles únicamente por aquellas personas designadas como Responsables del Sistema.

Únicamente será lícito el acceso de otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.

Las personas pueden facilitar sus datos identificativos y de contacto o, si lo prefieren, también pueden hacer la comunicación de manera anónima.

Hay dos opciones para realizar la comunicación de manera anónima:

1) Utilizando su navegador, pero sin facilitar los datos identificativos y de contacto. En este caso podrá quedar rastro de la dirección IP desde la cual se realiza la comunicación en virtud de obligaciones de terceros como son los operadores de servicios de comunicaciones electrónicas. En cualquier caso, esta entidad no almacena ninguna IP.

2) Garantizando plenamente el anonimato de la comunicación en el entorno digital (también de la dirección IP, que puede identificar a la persona que navega por Internet), utilizando una red de anonimización. La herramienta más utilizada es la red TOR. La forma más sencilla de utilizar esta red es descargar e instalar el navegador Tor Browser, que se puede obtener desde la página https://www.torproject.org/download/download-easy.html.es .

La red TOR es básicamente un software gratuito y de código abierto que permite mejorar la privacidad y seguridad a Internet. Al conectarse a Internet con TOR, la conexión pasa a través de una serie de túneles cifrados antes de ser encaminada a su destino el que dificulta rastrear la fuente de la información. Así, la identidad de la persona que se conecta al sistema de información está protegida.

El uso de la red TOR para acceder al sistema es aconsejable o indispensable cuando se tiene el convencimiento o la certeza de riesgo, porque garantiza el anonimato de la persona en el momento de la recepción de la comunicación.

En muchas redes corporativas, los administradores impiden el acceso en la página de descarga de TOR o filtran el tráfico dirigido a ella. Por eso, para utilizar este software puede ser necesario hacerlo desde un ordenador de uso personal.

 

PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Una vez recibida la comunicación del informante se le acusará recibo de esta, ya sea a través del medio de comunicación elegido por el informante (email o dirección postal) o a través de la propia plataforma a la cual el informante podrá acceder con los códigos que se le facilitan al final del procedimiento de comunicación, en el supuesto de que la denuncia sea anónima. El indicado acuse de recibo se emitirá en el plazo máximo de 7 días desde la recepción de la comunicación. En cualquier caso, si así se indica, se recibirán emails sobre el proceso, o, en otro caso, se podrá realizar el seguimiento de la comunicación a través de la propia plataforma con los códigos generados al finalizar el procedimiento de comunicación, que tendrán que ser custodiados debidamente por el informante.

El plazo máximo para dar respuesta a la comunicación será de 3 meses a contar desde la recepción de esta, salvo que el asunto resulte ser de especial complejidad, en cuyo caso este podrá extenderse hasta un máximo otros 3 meses adicionales.

La persona afectada por la comunicación será informada de las acciones u omisiones que se le atribuyen y podrá ser escuchada en cualquier momento a petición propia o a iniciativa de la entidad, pudiendo aportar los medios de prueba que considere convenientes, siempre garantizando el buen fin de la investigación que en su caso se inicie y respetando siempre la presunción de inocencia y el honor. Así mismo, se le informará sobre el tratamiento de sus datos personales y de su derecho a poder comparecer asistido/da de abogado. La persona afectada, además, para garantizar su derecho de defensa tendrá acceso al expediente (sin acceso a información que pudiera revelar la identidad del informante). En caso de que los hechos pudieran ser constitutivos, de manera indiciaria, de delito, se remitirá inmediatamente la información, por parte de la entidad, al Ministerio Fiscal o a la Fiscalía Europea si los hechos afectan los intereses financieros de la Unión Europea.

La comunicación se podrá inadmitir por parte de la entidad cuando los hechos relatados carezcan de total verosimilitud, no sean constitutivos de infracciones previstas en el ordenamiento jurídico en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, cuando no tengan fundamentación  o la información se haya obtenido mediante la perpetración de hechos que pudieran ser constitutivos de delito, en cuyo caso se tendrá que remitir al Ministerio Fiscal, o cuando la comunicación no contenga información nueva sobre una denuncia ya finalizada.

Admitida a trámite la comunicación, la entidad procederá a realizar todas aquellas actuaciones tendentes a verificar la verosimilitud de los hechos relatados y procederá a emitir un informe sobre la instrucción.

Después de esto, podrá:

(a) proceder al archivo del expediente, notificándolo al informante y, en su caso, a la persona afectada, teniendo derecho el informante a la protección prevista legalmente salvo que se considere que la comunicación tuviera que haber sido inadmitida,

(b) dar traslado al Ministerio Fiscal si así se considerara oportuno o a la autoridad competente o, en su caso,

(c) adoptar el acuerdo de iniciar un procedimiento sancionador.

 

DERECHOS DEL INFORMANTE

Las personas que comuniquen o revelen infracciones previstas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, siempre que se tengan motivos para concluir que la comunicación es veraz y se realice conforme a los requerimientos establecidos en esta Ley y en esta política, gozarán de la protección otorgada por la misma.

Las personas informantes no podrán sufrir represalias, ni amenazas o tentativas de represalias. Entre otros, se considerarán represalias: la suspensión del contrato de trabajo, el despido o extinción de la relación laboral, anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de medidas disciplinarias, la modificación sustancial de contratos de trabajo, etc.; la causación de daños reputacionales o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones o acoso; evaluación de referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional, discriminación, etc.

Las personas informantes tendrán derecho a recibir información y asesoramiento completo e independiente sobre los procedimientos y recursos disponibles, así como asistencia efectiva por parte de las autoridades competentes y asistencia jurídica gratuita en los procedimientos penales y civiles transfronterizos en conformidad con la normativa comunitaria.

 

CANALES EXTERNOS DE INFORMACIÓN

La persona interesada que así lo desee podrá informar directamente a la Autoridad Independiente de Protección al Informante, A.A.I. una vez se constituya o ante la autoridad autonómica competente (en Cataluña, la Oficina Antifrau: https://antifrau.cat/ca , C/ Ribes 1-3, 08013 Barcelona, Teléfono: 935 545 555, email bustiaoac@antifrau.cat ) de la comisión de cualesquier de las acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023.

 

PROTECCIÓN DE DATOS

Puede consular la política de privacidad asociada al Sistema interno de información a través del link que consta al pie de página del canal: Política de privacidad. Terminos y Condiciones. (disteco.com)