PROCEDIMENT DE GESTIÓ DE COMUNICACIONS

OBJECTE I ÀMBIT D’APLICACIÓ

L’objecte del present procediment és regular la recepció, tractament, investigació i resolució de les comunicacions sobre presumptes irregularitats o incompliments trameses per treballadors, autònoms, accionistes, partícips, socis, persones pertanyents a l’òrgan d’administració o direcció de l’empresa, qualsevol persona que treballi sota la supervisió i la direcció de contractistes, subcontractistes i proveïdores i voluntaris, becaris, treballadors en període de formació o candidats a un lloc de treball, que puguin sorgir en el context laboral o professional de GRUP ALIMENTARI DISTECO, S.A., de manera que els informants queden degudament protegits mitjançant els mecanismes previstos a la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informen sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.

El Sistema d’informació de GRUP ALIMENTARI DISTECO, S.A. és accessible a través de l’URL https://www.kairostimesystem.com/whistle-blowing24334 eeac4abde8 facilitant el seu ús als interessats indicats en el paràgraf anterior.

L’objectiu del Sistema d’informació és garantir un mitjà de comunicació adequat, confidencial i, si escau, anònim, per posar de manifest, al si de l’empresa, les conductes que puguin constituir infraccions del dret de la Unió Europea en matèria de:

• Contractació pública
• Serveis, productes i mercats financers, i prevenció del blanqueig de capitals i el finançament del terrorisme
• Seguretat dels productes i conformitats
• Seguretat del transport
• Protecció del medi ambient
• Protecció davant de les radiacions i seguretat nuclear
• Seguretat dels aliments i els pinsos, sanitat animal i benestar dels animals
• Salut pública
• Protecció dels consumidors
• Protecció de la privadesa i de les dades personals, i seguretat de les xarxes i els sistemes d’informació
• Actes que afectin els interessos financers de la Unió
• Actes que incideixin en el mercat interior, incloses les infraccions en matèria de competència i ajuts atorgats pels estats, impost sobre societats o pràctiques que busquin obtenir avantatges fiscals.

A més, també podran ser objecte de comunicació aquelles accions o omissions constitutives d’infracció penal o infracció administrativa greu o molt greu, incloent-hi, en tot cas, aquelles conductes que comporten un menyscapte econòmic per a la Hisenda Pública o la Seguretat Social, així com les que puguin ser constitutives d’assetjament sexual per raó de sexe, assetjament laboral o altres conductes discriminatòries

COM REALITZAR LES COMUNICACIONS?

El canal intern de comunicació de l’entitat permet realitzar comunicacions escrites a través dels formularis habilitats a aquest efecte, de manera confidencial i, si es vol, de manera anònima. A sol·licitud de l’informant, la comunicació es pot presentar mitjançant una reunió presencial en el termini màxim de 7 dies des que es comuniqui la seva petició.

En realitzar la comunicació, l’informant podrà indicar un correu electrònic, un domicili o un lloc segur a efectes de rebre les notificacions que siguin procedents. En cas que la comunicació es faci de manera presencial, les reunions es faran en un lloc aliè a les instal·lacions de l’organització o, si escau, adoptant les mesures oportunes dins d’aquesta, en garantia de la confidencialitat. En aquest cas, la comunicació haurà de documentar-se, prèvia autorització de l’informant, d’alguna de les maneres següents: mitjançant una gravació de la conversa en un format segur, durable i accessible oa través d’una transcripció completa i exacta de la conversa realitzada pel responsable de tramitar-la, permetent a l’informant comprovar, rectificar i acceptar aquesta transcripció. En qualsevol cas, l’entitat podrà mantenir la comunicació amb l’informant i, si s’estima oportú, sol·licitar-li informació addicional a través del mateix sistema intern d’informació i, en cas d’haver-ho indicat, rebrà avisos per correu electrònic.

Aquest procediment de gestió de comunicacions permet l’anonimat i garanteix la confidencialitat i seguretat de les comunicacions, sent les mateixes accessibles únicament per aquelles persones designades com a Responsables del Sistema.

Únicament serà lícit l’accés d’altres persones, o fins i tot la seva comunicació a tercers, quan sigui necessari per a l’adopció de mesures disciplinàries o per a la tramitació dels procediments judicials que, en la seva cas, procedeixin.

Les persones poden facilitar les seves dades identificatives i de contacte o, si ho prefereixen, també poden fer la comunicació de manera anònima.

Hi ha dues opcions per fer la comunicació de manera anònima:

1) Utilitzant el vostre navegador, però sense facilitar les dades identificatives i de contacte. En aquest cas podrà quedar rastre de ladreça IP des de la qual es realitza la comunicació en virtut dobligacions de tercers com són els operadors de serveis de comunicacions electròniques. En qualsevol cas, aquesta entitat no emmagatzema cap IP.

2) Garantint plenament l’anonimat de la comunicació a l’entorn digital (també de l’adreça IP, que pot identificar la persona que navega per Internet), utilitzant una xarxa d’anonimització . L’eina més utilitzada és la xarxa TOR. La manera més senzilla de fer servir aquesta xarxa és descarregar i instal·lar el navegador Tor Browser, que es pot obtenir des de la pàgina https://www.torproject.org/download/download-easy.html.es .

La xarxa TOR és bàsicament un programari gratuït i de codi obert que permet millorar la privadesa i seguretat a Internet. En connectar-se a Internet amb TOR, la connexió passa a través d’una sèrie de túnels xifrats abans de ser encaminada a la destinació el que dificulta rastrejar la font de la informació. Així, la identitat de la persona que es connecta al sistema d’informació està protegida.

L’ús de la xarxa TOR per accedir al sistema és aconsellable o indispensable quan es té el convenciment o la certesa de risc, perquè garanteix l’anonimat de la persona en el moment de la recepció de la comunicació.

En moltes xarxes corporatives, els administradors impedeixen l’accés a la pàgina de descàrrega de TOR o filtren el trànsit dirigit a ella. Per això, per utilitzar aquest programari pot ser necessari fer-ho des d’un ordinador personal.

PROCEDIMENT DE TRAMITACIÓ DE LES COMUNICACIONS

Una vegada rebuda la comunicació de l’informant se l’acusarà rebut d’aquesta, ja sigui a través del mitjà de comunicació elegit per l’informant (email o adreça postal) oa través de la pròpia plataforma a la qual l’informant podrà accedir amb els codis que se li faciliten al final del procediment de comunicació, en cas que la denúncia sigui anònima. L’acusament de recepció s’emetrà en el termini màxim de 7 dies des de la recepció de la comunicació. En qualsevol cas, si així s’indica, es rebran correus electrònics sobre el procés, o, en altre cas, es podrà realitzar el seguiment de la comunicació a través de la pròpia plataforma amb els codis generats en finalitzar el procediment de comunicació, que hauran de ser custodiats degudament per l’informant.

El termini màxim per donar resposta a la comunicació serà de 3 mesos a comptar de la recepció d’aquesta, llevat que l’assumpte resulti ser d’especial complexitat, cas en què aquest podrà estendre’s fins a un màxim altres 3 mesos addicionals.

La persona afectada per la comunicació serà informada de les accions o omissions que se li atribueixen i podrà ser escoltada en qualsevol moment a petició pròpia oa iniciativa de l’entitat, podent aportar els mitjans de prova que consideri convenients, sempre garantint la bona fi de la investigació que, si s’escau, s’iniciï i respectant sempre la presumpció d’innocència i l’honor. Així mateix, se us informarà sobre el tractament de les vostres dades personals i del vostre dret a poder comparèixer assistit/da d’advocat. La persona afectada, a més, per garantir el dret de defensa tindrà accés a l’expedient (sense accés a informació que pogués revelar la identitat de l’informant). En cas que els fets poguessin ser constitutius, de manera indiciària, de delicte, es remetrà immediatament la informació, per part de l’entitat, al Ministeri Fiscal oa la Fiscalia Europea si els fets afecten els interessos financers de la Unió Europea. p>

La comunicació es podrà inadmetre per part de l’entitat quan els fets relatats no tinguin total versemblança, no siguin constitutius d’infraccions previstes a l’ordenament jurídic en l’àmbit d’aplicació de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, quan no tinguin fonamentació o la informació s’hagi obtingut mitjançant la perpetració de fets que poguessin ser constitutius de delicte, cas en què s’haurà de remetre al Ministeri Fiscal, o quan la comunicació no contingui informació nova sobre una denúncia ja finalitzada.

Admesa a tràmit la comunicació, l’entitat procedirà a realitzar totes aquelles actuacions tendents a verificar la versemblança dels fets relatats i procedirà a emetre un informe sobre la instrucció.

Després d’això, podreu:

(a) procedir a l’arxiu de l’expedient, notificant-ho a l’informant i, si escau, a la persona afectada, tenint dret l’informant a la protecció prevista legalment llevat que es consideri que la comunicació hauria d’haver estat inadmesa,

(b) traslladar al Ministeri Fiscal si així es considerés oportú oa l’autoritat competent o, si s’escau,

(c) adoptar l’acord d’iniciar un procediment sancionador.

DRETS DE L’INFORMANT

Les persones que comuniquin o revelin infraccions previstes a l’àmbit d’aplicació de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, sempre que es tinguin motius per concloure que la comunicació és veraç i es realitzi d’acord amb els requeriments establerts en aquesta Llei i en aquesta política, gaudiran de la protecció atorgada per aquesta.

Les persones informants no podran patir represàlies, ni amenaces o temptatives de represàlies. Entre altres, es consideraran represàlies: la suspensió del contracte de treball, l’acomiadament o l’extinció de la relació laboral, anul·lació de contractes de béns o serveis, imposició de mesures disciplinàries, la modificació substancial de contractes de treball, etc.; la causació de danys reputacionals o pèrdues econòmiques, coaccions, intimidacions o assetjament; avaluació de referències negatives respecte a l’exercici laboral o professional, discriminació, etc.

Les persones informants tindran dret a rebre informació i assessorament complet i independent sobre els procediments i recursos disponibles, així com assistència efectiva per part de les autoritats competents i assistència jurídica gratuïta en els procediments penals i civils transfronterers de conformitat amb la normativa comunitària.

CANALS EXTERNS D’INFORMACIÓ

La persona interessada que així ho desitgi podrà informar directament l’Autoritat Independent de Protecció a l’Informant, A.A.I. un cop es constitueixi o davant l’autoritat autonòmica competent (a Catalunya, l’Oficina Antifrau: https://antifrau.cat/ca , C/ Ribes 1-3, 08013 Barcelona, Telèfon: 935 545 555, email bustiaoac@antifrau.cat ) de la comissió de qualsevol de les accions o omissions incloses en l’àmbit d’aplicació de la Llei 2/2023.

PROTECCIÓ DE DADES

Podeu consular la política de privadesa associada al Sistema intern d’informació a través del link que consta al peu de pàgina del canal: Política de privacitat. Termes i Condicions. (disteco.com)